Nós temos no Brasil alguns ditados populares bastante interessantes. Alguns deles têm profunda relação com os Sistemas de Gestão e com o Aprendizado Organizacional. Quer um exemplo? “Em time que está ganhando não se mexe”. Você já parou para pensar em como isso pode estar inibindo os processos de melhoria — ainda que inconscientemente — em sua organização?
O mais paradoxal é que — além de tudo — este ditado está equivocado. Veja, se um time está ganhando, outro está perdendo. Se nada impede o que está perdendo de “mexer”, pode ocorrer que ele mexa o suficiente para se tornar melhor do que o que está ganhando! E neste caso, quem vai ganhar?
Ou seja, mesmo quem está ganhando precisa “mexer”.
Superada esta questão, muitas organizações se deparam com um segundo dilema: como conciliar a necessária disciplina (para cumprir procedimentos) com a também necessária melhoria (que implica em criatividade, inovação)?
Esta questão — que à primeira vista pode parecer simples — muitas vezes guarda uma dupla e antagônica sinalização que as organizações dão à sua força de trabalho: por um lado, temos auditores internos que vão buscar evidenciar o cumprimento de procedimentos, e por outro, temos diversos estímulos à criatividade, ideias inovadores, como CCQ’s (círculos de controle da qualidade), Times da Qualidade, programas de sugestões e etc.
Naturalmente, ambas as abordagens são perfeitamente compatíveis e podem conviver em perfeita harmonia.
O que ocorre muitas vezes é que “esquecemos” de explicar às pessoas, o significado do ciclo PDCA. Costumo dizer que o “D” do PDCA bem poderia ser D de Disciplina.
No momento da execução, temos (todos!) que aplicar Disciplina pura. Criatividade, ideias inovadoras são muito bem-vindas, porém na etapa de Planejamento.
Você já parou para pensar quantas não conformidades ocorreram, quantos incidentes, pelo simples fato de as pessoas terem aplicado toda a sua criatividade no momento da execução de um procedimento?
Considerando que a maior parte das não conformidades e incidentes tem causa gerencial, até que ponto estamos deixando claro o correto momento de aplicar toda a nossa criatividade? A disciplina é algo que deve ser reforçada rotineiramente.
Vamos imaginar uma situação bastante simples: você tem um processo de destinação seletiva de lixo, certo? Portanto, existem locais específicos onde cada tipo de resíduo deve ser depositado. Uma mesma evidência (papel depositado no local dos plásticos) pode representar diferentes deficiências do Sistema de Gestão. Como diria Charles Milss, existem — genericamente — seis causas para uma não-conformidade em um Sistema de Gestão.
Vamos a elas:
1) não houve planejamento: ninguém planejou onde depositar cada tipo de resíduo, não foram criados procedimentos, os locais não foram identificados, logo poderemos encontrar resíduos colocados em locais equivocados;
2) não houve treinamento: planejado foi, porém as pessoas não foram treinadas, portanto, como vão saber onde depositar cada tipo de resíduo?
3) não há disciplina: as pessoas não estão “afim”, se rebelaram contra o Sistema de Gestão, assim — naturalmente — não vão depositar corretamente;
4) faltam recursos: houve planejamento, as pessoas foram treinadas e querem realizar as atividades como planejado, porém, faltam locais específicos para depositar papel;
5) falta de tempo: embora também seja um recurso, ele recebe um tratamento específico, o tempo é inexorável, quando as pessoas estão “sempre” na corrida, fica difícil seguir todos os procedimentos;
6) falta de apoio da gerência: papel está sendo colocado no local de plástico há vários meses. O planejamento foi feito, as pessoas foram treinadas, elas querem, os recursos estão disponíveis e elas têm tempo. Neste período, diversos supervisores, gerentes e até diretores perceberam a situação não conforme e nada falaram! Qual a mensagem que passaram? Que aquilo não é importante.
Para sua reflexão:
– Até que ponto estamos deixando claro quando temos que aplicar disciplina pura e quando devemos colocar toda a nossa criatividade a serviço da organização?
– Até que ponto estamos sinalizando e sendo exemplo sobre a importância da disciplina ? Se há uma regra, seguimos a regra!
Se você gostaria de se aprofundar nesses temas, a ATSG mantém uma programação de cursos de auditores líderes que exploram esses temas.
Igualmente, oferece cursos específicos para o aperfeiçoamento de auditores líderes de sistemas de gestão em diversas Normas, como ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 31000, ISO 22301, ISO 19600 e ISO 37001, entre outras.
